Le password rappresentano ancora uno degli strumenti più utilizzati per proteggere account, applicazioni e servizi aziendali. Tuttavia, affidarsi esclusivamente a una password non è sempre sufficiente per garantire la sicurezza degli accessi. Credenziali deboli, password riutilizzate, tentativi di phishing e violazioni dei database possono esporre le aziende a intrusioni e accessi non autorizzati.
Una delle soluzioni più efficaci per ridurre questi rischi è l’autenticazione a più fattori (MFA, Multi-Factor Authentication), un sistema che richiede agli utenti di verificare la propria identità attraverso almeno due elementi distinti.
Introdurre la MFA in azienda non significa necessariamente rendere più complicato il lavoro quotidiano. Con una pianificazione adeguata, strumenti semplici da utilizzare e procedure ben definite, è possibile aumentare sensibilmente la sicurezza senza rallentare le attività dei dipendenti.
Che cos’è l’autenticazione a più fattori e come funziona
L’autenticazione a più fattori è un sistema di verifica dell’identità che combina almeno due fattori appartenenti a categorie differenti.
I principali fattori di autenticazione sono:
- Qualcosa che conosci: una password, un PIN o una frase segreta.
- Qualcosa che possiedi: uno smartphone, un token hardware o una chiave di sicurezza.
- Qualcosa che sei: una caratteristica biometrica, come l’impronta digitale o il riconoscimento facciale.
Per esempio, quando un dipendente accede alla posta elettronica aziendale, potrebbe essere necessario inserire la propria password e successivamente confermare l’accesso tramite un’applicazione sullo smartphone.
Anche se un malintenzionato riuscisse a ottenere la password, non avrebbe automaticamente la possibilità di accedere all’account senza il secondo fattore.
È importante distinguere la MFA dalla semplice verifica in due passaggi: l’obiettivo non è soltanto richiedere due operazioni consecutive, ma utilizzare fattori di autenticazione differenti, in modo da rendere più difficile compromettere un account.
Perché le sole password non sono più sufficienti
Le password continuano a essere una componente importante della sicurezza informatica, ma presentano alcune vulnerabilità legate soprattutto al comportamento degli utenti e alle tecniche utilizzate dai cybercriminali.
Tra i problemi più frequenti troviamo:
- Password riutilizzate: utilizzare la stessa credenziale per più servizi aumenta il rischio che una violazione comprometta diversi account.
- Phishing: email e siti fraudolenti possono convincere gli utenti a inserire le proprie credenziali su piattaforme controllate dagli attaccanti.
- Attacchi automatizzati: strumenti informatici possono tentare rapidamente combinazioni di password o utilizzare credenziali già sottratte.
- Condivisione impropria: password comunicate tramite email, messaggi o altri canali non sicuri possono essere intercettate o diffuse.
- Account non protetti: servizi aziendali dimenticati o utilizzati raramente possono diventare punti di accesso vulnerabili.
L’autenticazione a più fattori aggiunge un livello di protezione che riduce notevolmente il rischio di accessi non autorizzati, anche quando una password viene compromessa.
Non rappresenta però una protezione assoluta: alcune tecniche di phishing avanzato possono intercettare o sfruttare anche i codici temporanei e le richieste di approvazione. Per questo è importante scegliere metodi adeguati e accompagnarli con altre misure di sicurezza.
Quali sono i principali metodi di autenticazione MFA
Non tutti i sistemi MFA funzionano allo stesso modo. Esistono diverse modalità di verifica, con livelli di sicurezza, costi e facilità di utilizzo differenti.
App di autenticazione
Le applicazioni di autenticazione generano codici temporanei, generalmente validi per un breve intervallo di tempo, che l’utente deve inserire dopo aver digitato la password.
Tra le soluzioni più conosciute troviamo Microsoft Authenticator, Google Authenticator e altre applicazioni compatibili con gli standard di autenticazione temporanea.
Questo metodo non richiede necessariamente una connessione Internet per generare i codici ed è generalmente semplice da implementare.
Notifiche push sullo smartphone
Alcuni sistemi inviano una notifica direttamente allo smartphone dell’utente quando viene effettuato un tentativo di accesso.
Il dipendente può verificare la richiesta e approvarla oppure rifiutarla, senza dover inserire manualmente un codice.
Per migliorare la sicurezza, alcune piattaforme utilizzano la verifica tramite numero o altre informazioni contestuali, in modo da ridurre il rischio che l’utente approvi accidentalmente una richiesta fraudolenta.
È importante prestare attenzione ai cosiddetti attacchi di MFA fatigue: un malintenzionato può generare numerose richieste di autenticazione sperando che l’utente, infastidito dalle notifiche ripetute, ne approvi una per errore.
SMS e codici tramite telefono
Un’altra possibilità consiste nell’inviare un codice temporaneo tramite SMS.
È una soluzione semplice da utilizzare e non richiede l’installazione di applicazioni specifiche. Tuttavia, presenta alcuni limiti di sicurezza, tra cui i rischi legati alla sostituzione fraudolenta della SIM (SIM swapping) e all’intercettazione dei messaggi.
Per questo motivo, quando sono disponibili alternative più sicure, è preferibile non utilizzare gli SMS come metodo principale di autenticazione per gli account più importanti.
Chiavi di sicurezza hardware
Le chiavi di sicurezza fisiche sono dispositivi che vengono collegati al computer tramite USB oppure utilizzati attraverso NFC.
Permettono di verificare l’identità dell’utente attraverso protocolli come FIDO2 e WebAuthn, offrendo una protezione particolarmente efficace contro molte forme di phishing.
Per utilizzarle è sufficiente collegare il dispositivo o avvicinarlo a un terminale compatibile e completare la verifica richiesta.
Sono particolarmente indicate per amministratori di sistema, responsabili IT e utenti che gestiscono informazioni o servizi particolarmente sensibili.
Passkey e autenticazione biometrica
Le passkey rappresentano un’evoluzione dei tradizionali sistemi di autenticazione. Si basano su coppie di chiavi crittografiche e consentono di accedere ai servizi senza dover digitare una password.
La verifica può avvenire tramite impronta digitale, riconoscimento facciale o PIN del dispositivo, a seconda della piattaforma utilizzata.
Le passkey possono offrire un’esperienza di accesso più semplice e una maggiore resistenza al phishing, soprattutto quando implementate attraverso standard come FIDO2.
È importante ricordare che la biometria, da sola, non costituisce necessariamente un secondo fattore: il suo ruolo dipende dal modo in cui viene utilizzata all’interno del sistema di autenticazione.
Come introdurre la MFA senza rallentare il lavoro
Uno dei principali ostacoli all’adozione dell’autenticazione a più fattori è la percezione che possa complicare le normali attività quotidiane.
Se implementata senza una strategia precisa, può effettivamente generare difficoltà: richieste di verifica troppo frequenti, dispositivi non configurati, problemi di accesso da remoto o procedure di recupero poco chiare.
Per evitare questi inconvenienti, è consigliabile procedere gradualmente.
1. Individuare gli account più importanti
Il primo passo consiste nell’identificare i servizi che richiedono maggiore protezione.
Non tutti gli account aziendali presentano lo stesso livello di rischio. È opportuno dare priorità a:
- Account amministrativi e di gestione dell’infrastruttura IT.
- Posta elettronica aziendale.
- Servizi cloud e piattaforme di collaborazione.
- VPN e sistemi di accesso remoto.
- Gestionali e applicazioni contenenti dati riservati.
- Piattaforme di backup e sistemi di archiviazione.
Proteggere questi accessi rappresenta un primo intervento concreto per ridurre la superficie di attacco dell’azienda.
2. Scegliere metodi semplici e compatibili
La soluzione MFA deve essere compatibile con i dispositivi e le applicazioni già utilizzati in azienda.
Se i dipendenti utilizzano prevalentemente smartphone, un’applicazione di autenticazione può rappresentare una scelta pratica. Per gli amministratori e gli utenti privilegiati, invece, può essere opportuno adottare chiavi hardware o passkey, quando supportate dai servizi utilizzati.
È importante evitare di introdurre strumenti differenti senza una reale necessità. Ridurre il numero di applicazioni e procedure da gestire aiuta a semplificare l’esperienza degli utenti e il lavoro del reparto IT.
3. Attivare la MFA in modo graduale
Introdurre contemporaneamente nuovi sistemi di autenticazione per tutti gli utenti può generare confusione e aumentare le richieste di assistenza.
Un approccio più efficace prevede una distribuzione progressiva:
- Iniziare dagli amministratori e dagli account con privilegi elevati.
- Proseguire con i servizi aziendali più importanti.
- Estendere la protezione agli altri dipendenti.
- Verificare il funzionamento e raccogliere eventuali segnalazioni.
- Correggere le difficoltà prima di completare la distribuzione.
Un progetto pilota con un piccolo gruppo di utenti permette di individuare eventuali problemi di compatibilità e migliorare le procedure prima di coinvolgere tutta l’organizzazione.
4. Evitare verifiche inutilmente frequenti
La sicurezza non deve trasformarsi in un ostacolo continuo alle attività lavorative.
Molte piattaforme permettono di configurare criteri di autenticazione basati sul rischio, sul dispositivo utilizzato, sulla posizione o sul tipo di accesso.
Per esempio, un dipendente che utilizza regolarmente un computer aziendale già riconosciuto potrebbe non dover ripetere continuamente la verifica, mentre un accesso da un nuovo dispositivo o da una posizione insolita potrebbe richiedere un controllo aggiuntivo.
Queste funzionalità, spesso disponibili attraverso sistemi di accesso condizionale, permettono di bilanciare sicurezza e praticità.
Le eccezioni devono comunque essere gestite con attenzione: la possibilità di ricordare un dispositivo o ridurre le richieste MFA non dovrebbe diventare un modo per aggirare sistematicamente le protezioni.
5. Preparare procedure di recupero
Un aspetto spesso sottovalutato riguarda cosa succede quando un dipendente perde lo smartphone, cambia dispositivo o non riesce più ad accedere al proprio metodo di autenticazione.
Senza una procedura di recupero, anche un piccolo inconveniente può impedire temporaneamente l’accesso ai servizi aziendali.
È quindi opportuno prevedere:
- Metodi alternativi di autenticazione.
- Codici di recupero conservati in modo sicuro.
- Procedure per registrare un nuovo dispositivo.
- Verifica dell’identità prima di ripristinare l’accesso.
- Contatti di supporto per la gestione delle emergenze.
Per gli account amministrativi più importanti, è consigliabile predisporre procedure dedicate e metodi di autenticazione di riserva, evitando che la perdita di un singolo dispositivo possa compromettere la gestione dell’intera infrastruttura.
Il ruolo della formazione dei dipendenti
Anche il sistema MFA più avanzato può risultare inefficace se gli utenti non sanno come utilizzarlo correttamente.
La formazione deve essere semplice, pratica e proporzionata alle attività quotidiane. Non è necessario organizzare corsi complessi: spesso bastano indicazioni chiare e brevi sessioni dimostrative.
I dipendenti dovrebbero sapere:
- Come configurare il proprio metodo di autenticazione.
- Come riconoscere una richiesta di accesso legittima.
- Perché non devono approvare notifiche che non hanno generato personalmente.
- Come comportarsi in caso di perdita o sostituzione dello smartphone.
- A chi rivolgersi quando incontrano problemi di accesso.
È particolarmente importante spiegare che una richiesta di autenticazione inattesa potrebbe indicare che qualcuno sta tentando di utilizzare le credenziali dell’utente.
Creare una cultura della sicurezza significa rendere ogni dipendente parte attiva nella protezione dei sistemi aziendali, senza attribuirgli responsabilità tecniche che spettano al reparto IT.
MFA e gestione centralizzata degli accessi
Nelle aziende con numerosi dipendenti e applicazioni, gestire manualmente ogni sistema di autenticazione può diventare complicato.
Per questo motivo è utile integrare la MFA con strumenti di gestione centralizzata delle identità e degli accessi, come le piattaforme IAM (Identity and Access Management).
Questi sistemi consentono di amministrare account, autorizzazioni e criteri di autenticazione da un’unica piattaforma, semplificando le attività di configurazione e controllo.
Tra i principali vantaggi troviamo:
- Gestione centralizzata degli utenti e delle credenziali.
- Applicazione uniforme delle policy di sicurezza.
- Controllo degli accessi alle applicazioni aziendali.
- Monitoraggio dei tentativi di autenticazione.
- Revoca più rapida degli accessi quando un dipendente lascia l’azienda.
- Maggiore visibilità sulle attività degli account.
L’integrazione con i sistemi di Single Sign-On (SSO) può inoltre ridurre il numero di credenziali che gli utenti devono gestire. Con un accesso centralizzato, il dipendente può utilizzare un’unica identità aziendale per raggiungere diverse applicazioni, mantenendo le protezioni MFA previste dalle policy.
Come verificare che la MFA funzioni davvero
Dopo l’implementazione, non è sufficiente verificare che la funzionalità sia stata attivata. È necessario controllare che venga applicata correttamente e che gli utenti non possano aggirarla attraverso configurazioni alternative o procedure non protette.
Le attività di verifica dovrebbero comprendere:
- Controllo degli account per cui la MFA è attiva.
- Verifica delle applicazioni e dei servizi effettivamente protetti.
- Analisi dei tentativi di accesso non riusciti o sospetti.
- Controllo degli account amministrativi e privilegiati.
- Verifica delle procedure di recupero e degli eventuali metodi alternativi.
- Revisione periodica delle policy di autenticazione.
È inoltre importante individuare eventuali account tecnici, integrazioni e applicazioni che non supportano direttamente la MFA. In questi casi possono essere necessarie soluzioni alternative, come autenticazione tramite certificati, accessi controllati o sistemi di gestione delle identità compatibili.
L’obiettivo è evitare che la protezione venga applicata soltanto agli account più visibili, lasciando scoperti servizi secondari che potrebbero comunque rappresentare un punto di ingresso.
Più sicurezza senza rinunciare alla produttività
L’autenticazione a più fattori è oggi una componente fondamentale di una strategia di sicurezza informatica efficace. Proteggere gli account aziendali significa ridurre il rischio che password sottratte o compromesse possano essere utilizzate per accedere a dati, applicazioni e infrastrutture.
La sua introduzione non deve però essere improvvisata. Scegliere metodi adeguati, proteggere prima gli account più critici, pianificare una distribuzione graduale e predisporre procedure di recupero permette di ottenere una maggiore sicurezza senza complicare inutilmente il lavoro dei dipendenti.
Epa System supporta le aziende nella protezione degli accessi, nella gestione delle identità e nella sicurezza dell’infrastruttura IT. Adottare sistemi di autenticazione adeguati significa proteggere le risorse digitali e costruire un ambiente di lavoro più sicuro, organizzato e affidabile.
